Свадебное торжество – это событие наполненные прекрасными эмоциями, чувствами и впечатлениями, которые большинство из нас сохраняют долгие и долгие годы. Но любую бабочку, которая впоследствии будет порхать вокруг вашего букета цветов или в районе диафрагмы требуется для начала доставить туда, где она сыграет свою главную роль. А главное сделать это во время и так, чтобы стоимость доставки бабочки не оказалась одной из самых больших статей расходов в бюджете вашего свадебного торжества. Именно для подобных целей существует такая прекрасная наука логистика, методами и инструментами которой пора в полной мере воспользоваться и свадебным организаторам.
Если информацию о транспортной логистике в сфере организации корпоративных мероприятий можно еще по крупицам кое-где собрать на просторах интернета, то вопрос о транспортной логистике свадебного торжества не поднимался в принципе никогда. Хотя она обладает определенной спецификой и требует своего в какой-то степени уникального подхода для решения важных задач при организации мероприятия, особенно в день его проведения.
Логистика - наука не только о транспорте и его эксплуатации на благо прекрасного праздника в нашем случае. Но затрагивать всю логистику вкупе в одной статье не будем. До тех же информационных потоков стоит выделить отдельное время и место. Так что для начала поговорим о транспорте. И о том, кого и куда мы собираемся возить хотя бы в течение одного свадебного дня.
Я уверена, что тот факт, что транспорт априори является одним из важных инструментов организации любого свадебного торжества, доказывать не надо. Но все-таки предварительно напомним, для чего используются транспортные средства:
- доставка и передвижение гостей;
- передвижение молодоженов во время свадебного дня;
- доставка предметов декора и цветов;
- доставка продуктов питания и напитков, свадебного торта;
- доставка мебели, текстиля, посуды;
- доставка оборудования (звукового, светового, для спецэффектов и иного необходимого оборудования);
- доставка персонала, подрядчиков, артистов, иных исполнителей услуг, необходимых для проведения мероприятия.
Основной целью организации транспортной логистики свадебного торжества является своевременная доставка необходимых средств (товаров, оборудования) и исполнителей услуг на место проведения мероприятия с минимальной затратой времени и средств.
В чем же заключается специфика транспортной логистики свадебного торжества:
- доставка средств и исполнителей осуществляется чаще всего в тот же день, когда должно состоятся само мероприятие, поскольку свадебные мероприятия проходят одно за другим на одних и тех же площадках и осуществить предварительный монтаж за несколько дней до начала, например, декора или звукового оборудования практически не представляется возможным;
- концентрация в одном месте и в одно время большого числа подрядчиков, которые нуждаются в комфортных условиях разгрузки товаров и оборудования, чтобы максимально сократить сроки подготовительных работ, поскольку большинство из них ограничено во времени для подготовки;
- поскольку для каждого свадебного мероприятия собирается команда подрядчиков практически с «нуля», то организовать совместную доставку средств и оборудования не представляется возможным (подрядчики пользуются собственным транспортом либо самостоятельно обращаются в компании по грузоперевозкам).
Основным документом для работы логистической группы на свадебном торжестве является тайминг мероприятия. Именно он является отправной точкой для составления конкретного логистического плана, поэтому в нем должно быть прописано не только время окончания монтажа, но и время его начала - чтобы своевременно реагировать на непредвиденные обстоятельства и оказать помощь подрядчику, если необходимо.
Если обратиться к понятию транспортной логистики, то она по своей сути представляет систему организации доставки из одной точки в другую по оптимальному маршруту. А оптимальным маршрутом является тот, по которому возможно доставить логистический объект в кратчайшие или предусмотренные сроки.
В случае со свадебным торжеством мы скорее рассматриваем предусмотренные сроки, заранее оговоренные с клиентами, подрядчиками и площадкой, где происходит само торжество. Для упрощения построения свадебной транспортной логистики конкретного мероприятия стоит просто запросить и сообщить вашим подрядчикам некоторую информацию. Проще всего сообщать в общем чате, где должны присутствовать все подрядчики, а запрашивать в индивидуальном порядке. Это и станет в итоге основой для вашего рабочего тайминга, где вы пропишите все временные рамки и определите возможные вопросы и проблемы, которые предстоит решать на площадке. Как минимум, проблему приезда одновременно пяти грузовых машин, которым негде будет развернуться.
Информация, которую мы запрашиваем у подрядчиков:
- требуемое время на подготовку (монтаж и демонтаж);
- вид и тип транспортного средства, на котором происходит доставка;
- объем, размеры, количество доставляемых предметов, оборудования / время на разгрузку;
- необходимые средства для помощи в разгрузке/загрузке (тележки, стремянки);
- у фотографов и операторов дополнительно уточняем наличие у них транспортных средств для решения вопросов с их передвижениями в период сборов и прогулки.
Информация, которую мы предоставляем подрядчикам:
- место проведения свадебного торжества с указанием GPS координат, маршрута (при необходимости высылаем карту проезда, основные указатели для ориентировки на местности);
- расстояние и примерное время проезда до места проведения;
- время, когда возможно осуществить заезд на площадку и начать подготовку (данный пункт изначально согласовывается с площадкой, где проходит мероприятие);
- время, согласно таймингу, когда должна быть окончена работа по подготовке (монтажу) с учетом времени для съемки декора без расставленных блюд на столах;
- расположение парковки или специальной зоны разгрузки (дополнительно сообщить о расстоянии между зоной разгрузки и банкетным залом, а также местом проведения выездной регистрации, если таковая планируется).
Отдельным пунктом свадебной транспортной логистики стоит выделить перемещение молодоженов.
Особенно, если вы планируете задействовать несколько локаций для разных целей - сборов жениха и невесты, съемки прогулки, выездной регистрации и самого праздничного банкета. Вот тут у любого организатора должен возникнуть логичный вопрос - что делать, если молодожены хотят сборы в доме за 10 км от МКАД, прогулку в Мирском замке, а регистрация и банкет у вас вообще в усадьбе, к которой придется ехать километров 15 по грунтовой дороге (что понятно время проезда увеличивает)… Считать и показывать своим клиентам насколько это нереально. Тем более, если свадьба проходит в пятницу с пробками на дорогах и вытекающими их них последствиями. В принципе, считать надо все. Человек устроен так, что слова «так не получится» воспринимаются, как «я не хочу напрягаться». А вот не очень позитивные цифры в километрах, часах и долларах имеют совершенно иное воздействие.
Считать действительно надо все и так будет намного проще. Ведь проблему передвижения молодоженов из точки А в точку Б придется в обязательном порядке обсуждать еще и с фотографом и оператором. Вариант «решим, где снимать прогулку утром» подходит только тогда, когда практически все действия, начиная со сборов и заканчивая банкетом, будут проходить в одном месте. Тогда да - прогулка возле реки в пяти километрах от основной локации или в поле под дубом в десяти - это можно решить и в день мероприятия. Если не пойдет дождь, снег или град. Погодные условия тоже придется учитывать. На самом деле один раз совершив несложные действия по предоставлению и запросу необходимой информации (ну, ладно - раз пять) - в дальнейшем все будет и проще, и легче. И в арсенале будут реальные факты и цифры, которыми возможно оперировать перед потенциальными клиентами и перед подрядчиками в том числе.
Мы не рассматриваем вариант еще более сложной логистической схемы, если, например, гости прибывают из-за рубежа и требуется организация трансферов из аэропорта и расселение в отелях города. В этом случае вся логистика свадебного торжества должна быть выделена, как дополнительный пункт услуг и заниматься ей должен отдельный конкретный специалист. И, конечно, было бы странно напоминать о том, что передвижения самого организатора или координатора (а тем более если их несколько) также должны быть учтены, продуманы и выделены отдельными пунктами в тайминге мероприятия.
Какое бы вдохновение вы где не искали, для начала надо создать для него базу. Вы ведь планируете свои передвижения по городу в рабочие дни, когда вам предстоит масса встреч? Пытаетесь оптимально распределить точки, где будете встречаться, и считаете свое потраченное время? Так почему же тем же самым не заниматься и на свадьбе? Только заранее и в компании с теми, с кем вам предстоит сделать очередной очень красивый праздник про чье-то очень важное счастье. А раз мы беремся его организовывать и контролировать - то надо это делать профессионально, чтобы все эти цифры, схемы и планы остались за кадром… Чтобы на фото всегда было только это важное счастье и любовь!
Свадьба Екатерины и Павла
Организация: Любовь Шибаршина / Love Shibarshina
Фото: Виктория Петренко
Декор: Виктория Герман